مديريت زمان

جلوتر از زمان حركت كنيم!
مديريت زمان به‌عنوان سيستمي كارا و مؤثر براي كنترل و استفاده زمان تعريف مي‌شود. در واقع اگر بدانيم براي انجام فعاليت‌هاي رسمي و غير رسمي، اداري و غير اداري، زمان محدودي در اختيار ما قرار مي‌گيرد و يا خود آن را تعيين مي‌كنيم، بيشترين تمركز خود را بر چگونگي استفاده بهينه از زمان صرف خواهيم نمود تا هم زمان مورد نظر، هدر نرفته و هم بتوان براي نيل به اهداف از آن بهره مند شد. در اين خصوص لازم است به يك سيستم مناسب و مؤثر در استفاده از مديريت زمان بيانديشيم.
مديريت زمان به مديران امكان مي‌دهد تا از زمان بهتر استفاده كنند و از اتلاف انرژي در سازمان جلوگيري به عمل آورند. براي تحقق اين امر، شناخت صحيح روش‌هاي كاربردي آن بسيار اهميت دارد. يكي از ارزش‌هاي مهم در اين زمينه، شناخت اهداف و به‌روز نگه داشتن آنهاست. اين گفته «مارك تواين» جالب توجه است كه: با گم كردن اهداف، تلاش‌هاي خود را چند برابر خواهيم كرد!

در اين رابطه رعايت موارد ذيل به مديران كمك خواهد كرد تا بتوانند از مديريت زمان استفاده لازم را ببرند:

ـ روش و مشخص كردن اهداف
ـ در نظر گرفتن اهداف بلندمدّت و ميان‌مدت سيستم يا سازمان خود
ـ مرور، بررسي و دسته‌بندي مداوم اهداف
اصولاً در فرايند مديريت، مفهومي به نام خود تربيتي يا خود سازي (Self – development) وجود دارد. براي دست يابي به اين مفهوم مهارت‌هايي نظير مديريت بر خود، مديريت تعارضي و ... ضروري است تا از اين طريق بتوان بر خود و ديگران مديريت كرد. همچنين شواهد نشان مي‌دهد كه توجه به خرده مهارت‌هاي زير و تمرين آنها به بهبود مديريت زمان كمك خواهد كرد:
ـ ابتداي هر هفته برنامه خود را تنظيم كنيد.
ـ بايدها، ضرورت‌ها و خواسته‌هاي خود را تحت كنترل درآوريد.
ـ به بهينه‌سازي فضا و محل كار خود توجه كنيد.
ـ ياد بگيريد كه چه هنگام و چگونه از فن‌آوري پيشرفته و كامپيوتري براي كسب زمان بيشتر استفاده كنيد
ـ تصميم بگيريد كارها را واگذار كنيد و «نه» بگوييد.
ـ وقتتان را انعطاف پذير كنيد.
ـ براي خانه، خانواده و اوقات فراغت از كار برنامه‌ريزي نماييد.
ـ با انجام همزمان دو كار، انجام يكباره يك كار و انجام يك كار در زمان بين دو كار ديگر، زمان را بدست آوريد
ـ در مكالمه‌ها با سماجت به مطالب اصلي بپردازيد.
ـ افراد پرگو را با گفتن اين عبارت متوقف كنيد: «من چه كار مي‌توانم براي شما انجام دهم؟ »
ـ يك شوخي كوچك را تجربه كنيد: وقتي شخصي مي‌گويد آیا امكان دارد براي يك دقيقه وقتتان را بگيرم؟ بگوييد حتماً! و با خنده زمان‌سنج را براي اندازه‌گيري يك دقيقه تنظيم كنيد.

شايد اين سخن«پيتر دراكر» Peter Drucker را بارها شنيده باشيد كه: انجام دادن كار صحيح مهم‌تر از صحيح انجام دادن كار است. بنابراين همواره در نظر داشته باشيد كه اگر كار اشتباهي را خوب انجام دهيد از زمان خود به طور مؤثر استفاده نكرده ايد.