آموزش اکسل (جلسه 5)

 ویرایش سطر و ستون
اضافه کردن سطر :
روش اول : 1- بر روي سطري که ميخواهيم سطر جديد قبل از آن اضافه شود ، کليک ميکنيم.
2- منوي Insert را انتخاب ميکنيم.
3- گزينه Rows را انتخاب ميکنيم.

روش دوم : 1- بر روي سطري كه ميخواهيم سطر جديد قبل از آن اضافه شود كليك راست ميكنيم.
2- از منوي باز شده Insert را انتخاب ميكنيم.

نکته :سطرهاي زيرين به پايين رانده ميشوند.


اضافه کردن ستون :

روش اول : 1- بر روي ستوني که ميخواهيم ستون جديد قبل از آن اضافه شود ، کليک ميکنيم.
2- منوي Insert را انتخاب ميکنيم.
3- گزينه Column را انتخاب ميکنيم.

روش دوم :1- بر روي ستوني که ميخواهيم ستون جديد قبل از آن اضافه شود Right Click ميکنيم.
2- گزينه Insert را انتخاب ميکنيم.

نکته :ستون قبلي به جلو رانده ميشود.


تغيير ارتفاع سطر :

براي تغيير ارتفاع سطر به دو روش ميتوان عمل کرد :

روش اول : کافي است به مرز بين سطر مورد نظر و سطر بعدي رفته تا مکان نما به صورت يک فلش دو سر در آيد. سپس مرز سطر را به محل مورد نظر Drag ميکنيم.

روش دوم : در اين روش ارتفاع به اندازه دقيق تنظيم ميشود . براي اين کار مراحل زير را انجام ميدهيم:
1- انتخاب منوي Format
2- انتخاب زير منوي Row
3- انتخاب گزينه Height
4- در کادرباز شده اندازه دلخواه را وارد ميکنيم.

نکته: به طور پيش فرض ارتقاع سطر 12.75ميباشد.

تغيير پهناي ستون :
براي تغيير پهناي ستون به يکي از دو روش زير عمل ميکنيم :

روش اول : کافي است به مرز بين ستون مورد نظر و ستون بعدي رفته تا مکان نما به صورت يک فلش دو سر در آيد سپس مرز ستون را در جهت مورد نظر Drag ميکنيم.

روش دوم : در اين روش پهنا را به صورت دقيق تنظيم ميکنيم . براي اينکار مراحل زير را طي ميکنيم :
1- انتخاب منوي Format
2- انتخاب زير منوي Column
3- انتخاب گزينه Width
4- در کادر باز شده مقدار دلخواه را وارد ميکنيم.
نکته :به طور پيش فرض پهناي ستون 8.43ميباشد.
( كاردركارگاه 3 ، تمرين 32 )

تغيير پهناي استاندارد ستون :

ميدانيم که پهناي استاندارد ستونها 8.43 ميباشد اگر بخواهيم اين پهناي استاندارد را کم يا زياد کنيم به ترتيب زير عمل ميکنيم :
( فقط به ياد داشته باشيد اين تغيير بر روي ستونهايي اعمال ميشود که پهناي آنها را تغيير نداده باشيم.)
1- انتخاب منوي Format
2- انتخاب زير منوي Column
3- انتخاب گزينه Standard Width
4- در کادر باز شده پهناي مورد نظر را وارد ميکنيم.

آموزش اکسل جلسه 4

آدرس دهي مطلق

فرض كنيد ميخواهيم حقوق افراد يك اداره را حساب كنيم. حقوق با استفاده از فرمول زير حساب ميشود : حقوق پايه * 7% - حقوق پايه = حقوق حقوق پايه را در ستون B مينويسيم. براي محاسبه حقوق ميتوانيم در سلول C1 فرمول B1-B1*7% را بنويسيم و براي تمام افراد Auto fill كنيم. در اين حالت در حقيقت از آدرس دهي نسبي استفاده كرده ايم. ولي فرض كنيد كه درصد ماليات عوض شده و 10% شود. حالا بايد دوباره فرمول جديدي در سلول C1 نوشته و مجدد Auto fill كنيم. براي اينكه نخواهيم در هر بار عوض شدن درصد ماليات فرمول را عوض كنيم ميتوانيم درصد ماليات را در سلول جدا نوشته و از آدرس آن در فرمول استفاده كنيم. پس مثلاً در سلول A1 عدد 7% را مينويسيم و در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 را مينويسيم حال Auto fill ميكنيم. ولي ميبينيم كه براي بقيه سلولها جواب همان حقوق پايه ميشود. چرا؟
چون با آدرس دهي نسبي ميخواهد عمل كند و چون در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 بوده ، براي C2 فرمول B2-B2*A2 ميشود كه مقدار A2 صفر است. پس جواب همان مقدار حقوق پايه ميشود. براي رفع اين مشكل بايد سلول A1 ثابت شود. يعني در تمام فرمولها A1 در ستون حقوق پايه ضرب شود. در اين حالت از آدرس دهي مطلق استفاده ميكنيم. براي ثابت كردن سطر يا ستون در كنار حرف ستون يا عدد سطر علامت $ ميگذاريم. اگر بخواهيم سلول را ثابت كنيم در كنار حرف ستون و عدد سطر هر دو علامت $ ميگذاريم. يعني در سلول C1 مينويسيم : B1-B1*$A$1

قالب بندي خانه ها در Excel
در Excel اين توانايي را داريم که قالب بندي يا فرمت يک سلول را تغيير داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاريخ يا درصد يا زمان يا متن يا .... کنيم. همچنين ميتوانيم دور سلول كادر بياندازيم يا رنگ زمينه آنرا عوض كنيم. براي قالب بندي خانه ها در Excel مراحل زير را طي ميکنيم :

روش اول :

1- انتخاب منوي Format
2- انتخاب گزينه Cells

روش دوم :

بر روي خانه هاي مورد نظرکليک راست کرده و گزينه Format Cells را انتخاب ميکنيم.
با اجراي يکي ازسه روش بالا پنجره اي باز ميشود که داراي Tab هاي زير است :

روش سوم :

فشردن کليدهاي ctrl +1



الف - Number :

توسط اين Tab ميتوانيم نوع اطلاعات ورودي را تعيين کنيم. اين Tab شامل گزينه هاي زير ميباشد :
- Sample : هر فرمتي را که انتخاب کنيم، بر روي محتواي سلول انتخابي نمايش ميدهد.
- Category : در اين قسمت نوع داده را مشخص ميکنيم که شامل انواع زير ميباشد :

1- General : اين گزينه عددها را به صورت رشته اي از رقمهاي متوالي و بدون هر گونه قالب بندي نشان ميدهد. و اگر عددي در سلول جا نشودآنرا به صورت نمايي نشان ميدهد.
2- Number : مقادير را بصورت رشته اي از رقمهاي متوالي نشان ميدهد. در اين حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگتر ميشود. همچنين در اين قسمت ميتوانيم تنظيمات زير را انجام دهيم :
- Decimal Places : در اين قسمت ميتوانيم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعيين کنيم.
- Negative Number : در اين حالت ميتوانيم مشخص کنيم که عدد منفي به همان صورت نشان داده شود يا به رنگ قرمز يا سياه با علامت منفي نشان داده شود. يا به رنگ قرمز بدون علامت منفي نشان داده شود. ( توجه داشته باشيد كه اين گزينه فقط روي اعداد منفي عمل ميكند. )
- Use 1000 Separator : اگر در کنار بگذاريم اعداد را سه رقم ، سه رقم از سمت راست جدا کرده و علامت (، )اين گزينه ميگذارد.

3- Currency : مقادير را همراه با سمبل پول رايج نشان ميدهد. در اين حالت ميتوان تنظيمات زير را انجام داد :
- Symbol : نوع واحد پول را مشخص ميکنيد. در اين قسمت واحد پول کشورهاي مختلف نمايش داده شده و ميتوانيم واحد دلخواه خود را انتخاب کنيم.
- Negative Number : اعداد منفي چطور نمايش داده شوند.

4- Accounting : مانند حالت Currency است . اين قالب بندي ، قالب بندي حسابداري ميباشد و علامت پولي در منتهاالهيه سمت چپ آن نوشته ميشود.
5- Date : تاريخ را با قالب بندي خاص تاريخ نشان ميدهد. و ما ميتوانيم انواع قالب بندي هاي تاريخ را ديده و انتخاب کنيم. مثلاً مدلي را انتخاب کنيم که فقط روز و ماه را نشان دهد. و يا مدلي را انتخاب کنيم که روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد.
6- Time : زمان را با قالب بندي هاي خاص زمان نشان ميدهد. انواع قالب زماني در اين قسمت وجود دارند. ما ميتوانيم مدلي را انتخاب کنيم که ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعد از ظهر نمايش دهد و يا مدلي را انتخاب کنيم که ساعت را از 1 تا 24 نمايش دهد. و يا ....
7- Percentage : عددها را همراه با علامت درصد نشان ميدهد.


نکته

در تمام قالب بندي ها بجز Percentage فرقي نميکند که ابتدا اطلاعات را در سلول وارد کنيم يا اول قالب بندي را تنظيم کنيم. ولي در حالت Percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage کنيم ، عدد را در 100 ضرب ميکند. ولي اگر ابتدا فرمت را Percentage کنيم، و بعد عدد را بنويسيم، تغييري در عدد نميدهد.

آموزش اکسل جلسه 3

کار با کارپوشه ها در Excel

ايجاد يك Book جديد در Excel :

براي ايجاد يك Book يا يك File جديد در Excel به يكي از روشهاي زيرعمل ميكنيم :

روش اول :

1- انتخاب منوي File
2- انتخاب گزينه New
3- در پنجره باز شده Workbook را در General Tab: انتخاب ميكنيم
4- OK ميكنيم

روش دوم :

فشردن همزمان كليد هاي Ctrl + N

روش سوم :

استفاده ازآيكون New در نوار ابزار- Standard

روش چهارم :

اگر توجه كنيم در زير يك حرف هر منو خط كشيده شده. اگر دكمه Alt را با آن حرف بگيريم منو باز ميشود. بعد براي فعال كردن هر گزينه منو كافي است دكمه مربوط به حرفي از آن كه زير آن خط كشيده شده را بفشاريم. پس براي New كافي است Alt + F + N را بفشاريم.

آموزش اکسل جلسه 2

فعال کردن نوار ابزار ها :

نوار ابزار ها را ميتوان از دو طريق فعال نمود.
1- از طريق منوي View ، گزينه Toolbars
2- بر روي يكي از نوار ابزار ها Right Click کنيم


فعال كردن نوار فرمول و سطر وضعيت :

براي فعال كردن سطر وضعيت و سطر فرمول (Formula Bar) بر روي منوي View، Click کرده و در کنار گزينه هاي مربوط به آنها علامت تيک ميزنيم.

اصطلاحات صفحه گسترده Excel

1- فايل صفحه گسترده يا کارپوشه يا Work Book يا Book :
به فايل ها در Excel کارپوشه اطلاق ميشود . فايل ها در Excel با پسوند XLS ذخيره ميشوند.

2- صفحه کاري يا کاربرگ يا Work Sheet يا Sheet :
هر فايل Excel از چندين زير صفحه تشکيل شده است که به آنها کاربرگ گفته ميشود. در حقيقت Book محل نگهداري چند صفحه به نام Sheet است. يعني اطلاعاتي كه ما وارد ميكنيم در Sheet ها وارد ميشود. به طور پيش فرض هر Book شامل 3 Sheet است.

3- سطر يا Row
هر Sheet از چندين رديف يا سطر تشکيل شده است که معمولاً با شماره هاي 1 و 2 ... مشخص ميشوند.

4- ستون يا Column
هر Sheet از چندين ستون تشکيل شده است که معمولاً با حروف الفباي A, B, … مشخص ميشوند.

5- سلول يا خانه (Cell)
محل برخورد يک سطر و ستون خاص در روي Sheet سبب ايجاد فضايي ميشود که به آن سلول گفته ميشود. اين سلولها ميتوانند شامل مقادير عددي ، کاراکتري ، شيء، و ... باشد.

6- نشاني يا آدرس سلول :
هر سلولي در Sheet با نام يا آدرس خاصي مشخص ميشود. براي نوشتن آدرس هر سلول ابتدا حرف ستون و سپس شماره سطر آنرا مينويسيم. مثلاً آدرس E5 با سلول ستون E در سطر پنجم اشاره ميکند.

رفتن سريع به يك آدرس :

براي رفتن سريع به آدرس سلول مورد نظر کافي است در اولين کادر خط فرمول ( Name Box ) آدرس سلول را تايپ كرده و Enter كنيم.

آموزش اکسل جلسه 1

تعريف صفحه گسترده : صفحه گسترده اين امکان را فراهم مي نمايد که داده ها را بصورت سطرو ستون وارد نمائيد .بعد از وارد کردن داده ها عملياتي نظير محاسبات ، مرتب سازي و فيلتر نمودن را روي آنها انجام داده، همچنين ميتوان اين داده ها را چاپ کرده و نمودار هايي بر اساس آنها ايجاد کرد.

انواع صفحه گسترده :

اولين صفحه گسترده VisiCalc در سال 1978 به بازار آمد. اين صفحه گسترده از نخستين "برنامه هاي کاربردي عالي " محسوب ميشد. لوتوس 1و2و3 در سال 1983 به بازار آمد و براي مدت طولاني بيشترين سهم بازار را به خود اختصاص داد. کواتروپرو و اکسلExcel در سال 1987 به بازار معرفي شدند که هر دو تحت محيط گرافيکي Windows عمل ميکردند.

ورود به محيط Excel :

Excel جزء نرم افزار هاي گروه Office ميباشد . نرم افزار هاي Office نصبي ميباشند. پس به طور پيش فرض در منوي Program قرارميگيرند. براي ورود به محيط Excel مسير زير را طي ميكنيم :

Start/ Programs/ Microsoft Excel

با اجراي Excel پنجره اي باز ميشود كه شامل اجزاء زير است :

1- نوار عنوان برنامه (Title Bar)
نواري است که بالاترين بخش پنجره محسوب ميشود. اين نوار شامل نام محيط( Microsoft Excel ) و نامBook و دکمه هاي هدايت ( Caption Button) كه شامل دكمه هاي مربوط به بستن، بزرگ نمايي و کوچک نمايي پنجره ميباشد است.

2- فهرست انتخاب اصلي يا نوار منو (Menu Bar )
منو به معني ليست انتخاب ميباشد و ميتوانيم دستور مورد نظر را از منو انتخاب كرده ، اجرا كنيم.

3- نوار ابزار (Tool Bar )
در زير نوار منو ، نواري وجود دارد که فرمانهاي موجود در منوها را به شکل يک ابزار در اختيار کاربر قرار ميدهد. بعضي از اين ابزار ها ممکن است در منو ها وجود نداشته باشد. به طور پيش فرض دو نوار ابزار Standard و Formatting فعال هستند.

4- نوار فرمول (Formula Bar)
از اين نوار براي ايجاد ، ويرايش و نمايش فرمولها استفاده ميکنيم اين نوار مختص محيط Excel ميباشد.

5- نوار انتخاب صفحه کاري (Sheet Bar)
در قسمت پايين پنجره کار پوشه نواري وجود دارد که ميتوان Sheet مورد نياز براي کارکردن را انتخاب نمود. برروي اين نوار عناويني مثل Sheet1, Sheet2, …. وجود دارند که با Click کردن روي هر کدام ، کاربرگ مورد نظر باز خواهد شد.

6- سطر وضعيت (Status Bar )
در زير نوار انتخاب کاربرگ ، نواري به نام سطر وضعيت وجود دارد که وضعيت جاري برنامه را نمايش ميدهد.

برگرفته شده از کتاب خانم مدیا صداقت کیش